Статьи

Само работает: взгляд на автоматизацию в сфере HR

Автоматизация — это выстраивание архитектуры бизнес-процессов таким образом, чтобы машинные алгоритмы выполняли рутинные повторяющиеся задачи, а на долю человека оставались те из них, которые требуют интеллекта, квалификации, стратегического мышления. В современной культуре делегирование алгоритмам позволяет экономить человеческий, финансовый и временной ресурс, минимизирует ошибки и позволяет бизнесу зарабатывать больше. Автоматизация в сфере HR, помимо этого, позволяет повысить репутацию компании и привлечь лучшие кадры.

Зачем нужна автоматизация

1. Автоматизация позволяет экономить время и деньги на выполнении рутинных задач
Огромная часть процессов в бизнесе связана с рутинными повторяющимися задачами. Они не требуют интеллектуальных усилий, но «съедают» очень много времени. Если вы хотите, чтобы сотрудники сфокусировались на по-настоящему важных делах, доверьте рутину алгоритмам. Начать я бы советовала с тех операций, которые требуется выполнять чаще всего.
Пример: Наши коллеги часто запрашивали справки 2-НДФЛ, чтобы отследить свои финансовые потоки. Раньше их подготовкой занимался финансовый отдел. С 2021 г. формировать их стало возможным автоматически. Пара кликов на сайте — и на почту приходит защищенный паролем файл. Это позволило снизить нагрузку на сотрудников финансового блока.
2. Она обеспечивает цифровой комфорт
В наши дни цифровой комфорт серьезно повышает имидж компании как в глазах клиентов и партнеров, так и в глазах сотрудников, в том числе потенциальных. По сути дела, это именно то, что говорит о современности компании, ее желании идти в ногу со временем.
Пример: Уровень нашей автоматизации во многом выше, чем у некоторых крупных компаний на рынке. Сегодня с помощью автоматизированных сервисов можно согласовать работу в выходной день, перевести сотрудника из отдела внутри компании, а также найти нового сотрудника и согласовать его выход. Отпуска и командировки также оформляются автоматически. Так, за один только 2023 г. было заказано 2563 ежегодных отпуска, 122 отпуска за свой счет, 20 учебных отпусков, 27 донорских и 277 командировок.
3. Упрощает доступ сотрудника к информации
В крупных организациях рядовой сотрудник зачастую не знает, к кому из коллег обратиться, чтобы получить элементарную услугу. Сотруднику приходится писать руководителю, звонить коллегам, искать информацию — и все это занимает массу времени.
Пример: Создание «Единого личного кабинета» позволило сэкономить рабочее время как сотрудника, которому не нужно больше тратить время на оформление нужных услуг, так и HR-департамента с финансовым блоком. Теперь работникам этих отделов больше не нужно бесконечно отвечать на письма по корпоративной почте, звонки и сообщения в мессенджерах. Все задачи приходят из единого центра.
4. Повышает ценность личного общения
Общаться с сотрудником вживую только для того, чтобы получить элементарную услугу — напрасная трата человеческого ресурса. Благодаря автоматизации простые задачи можно делегировать системе. А живое общение — личное или по телефону — использовать для мозговых штурмов и совместного обсуждения стратегий, связанных с развитием продукта или проекта.
5. Облегчает коммуникацию между офисами в больших компаниях
У компаний с большим количеством офисов по всей России часто наблюдается большой разрыв в коммуникациях. Это влияет на время выполнения задач и общую информированность сотрудников. В этом случае грамотное решение — завести единую платформу, автоматизирующую задачи головного офиса и ретейла.
Пример: В нашей компании мы работаем на платформе Битрикс. В нее входит работа с документами, живая лента, чаты, профиль сотрудников, организационная структура, интеграция с 1С. Благодаря возможности пользоваться документами и папками для всех коллег, организационная структура компании стала прозрачной. А сотрудникам всех направлений стало понятнее, кто в организации чем занимается и кто за что отвечает.
6. Информирует сотрудника о его правах в компании
В компаниях с развитой «социалкой» сотрудники часто оказываются не в курсе того, на какие льготы и бонусы они имеют право из-за сложностей с информированием. Хорошим решением в этом случае является сервис личного кабинета, в котором собрана вся информация по сотруднику, включая данные о его правах.
Пример: «Кафетерий льгот» — это опция в профиле сотрудника, которая дает возможность выбрать себе компенсации, льготы, бонусы и скидки из списка, который предоставляет компания. В нашем кафетерии много разделов для здоровья (ДМС и не только), образования, спорта, путешествий, корпоративных моментов, благотворительности. Кроме того, здесь можно оформить материальную помощь в сложных жизненных ситуациях.
7. Помогает оценивать сотрудников
В крупных компаниях оценка сотрудника — важная часть корпоративной культуры. При этом в идеале информация о результатах теста должна доводиться не только до руководства, но и до самого сотрудника. В этом тоже может помочь автоматизация.
Пример: Ежегодно в нашей компании проводится оценка сотрудников по двум параметрам: потенциал сотрудника и его соответствие ценностям и компетенциям компании. Для того чтобы информировать работника о результатах теста, мы создали в личном кабинете отдельный раздел. Он расположен рядом с разделом льгот. В нем любой сотрудник может узнать, как его оценивает руководство, и получить рекомендации по дальнейшему развитию.
8. Способствует приему и перемещению сотрудников
Прием и перевод сотрудника в другое подразделение — трудоемкий процесс. Чтобы перенаправить время рекрутеров на по-настоящему важные процессы, связанные с оценкой соискателя и совместным принятием решений, технические задачи стоит автоматизировать. Конфиденциальность — еще один момент, в котором также может помочь автоматизация.
Пример: Для работы над перемещением или принятием сотрудника на работу мы не используем почту, мессенджеры. Весь процесс автоматизирован, ответственные сотрудники работают в рамках одной заявки в одном месте, общаясь с помощью комментариев к заявке и заметок при согласовании. Вопрос конфиденциальности также решен — есть возможность устанавливать пароли на документы, а доступ к каждой заявке ограничен настройками прав.
9. Минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором
Ручное заполнение платежной ведомости, табелей учета рабочего времени и проверка отпускных прокладывает путь к человеческим ошибкам. Автоматизация уменьшает риск ошибки в разы.
10. Позволяет легко подбирать заместителя
Руководителям часто приходится сталкиваться с большой нагрузкой, связанной с организационными делами в компании — от согласования отпусков до вопросов перевода или увольнения сотрудников. Освободить себя от выполнения этих задач на период отпуска или загруженности более важными стратегическими вопросами можно с помощью заместителя. Найти последнего также можно автоматически.
Пример: Кастомный сервис под названием «Заместитель» позволяет менеджерам или руководителям назначать себе заместителя на период их отсутствия. Заместителя можно назначить на конкретный сервис или на все сервисы сразу, а также на определенный период времени или на неопределенный срок, делегируя полномочия согласования заявок. Этот подход позволяет руководителю быть уверенным в том, что все необходимые процессы будут продолжаться даже в его отсутствие.
11. Упрощает учет рабочего времени сотрудника
Учет рабочего времени может быть необходим для расчета заработной платы. И этот процесс также можно автоматизировать.
Пример: HR-сервис «Табелирование» — это полностью внутренняя кастомная разработка. Суть ее в максимальной интегрированности с 1С-процессом. Два раза в месяц руководителю подразделения приходит уведомление о необходимости заполнить табель. Никакого ручного труда — табель приходит уже заполненным на основании данных из 1С. Остается только согласовать его либо при необходимости сообщить о несоответствии.
Залог успешного внедрения автоматизации — правильное информирование сотрудников. Создать хороший автоматизированный сервис — это полдела. Второй важный этап — научить сотрудников пользоваться им. Автоматизация — это про культуру. И чтобы эта новая культура прижилась, нужны терпение и грамотный подход.

Какие инструменты помогают

1. Наглядная подача информации
Мы в компании решили рассказывать об автоматизации HR и финансовых сервисов с помощью комиксов и коротких видео. В отличие от длинных описательных документов, эти сервисы позволяют рассказывать о сложных вещах простым и понятным языком.
2. Использование кросс-функциональных площадок
Кросс-функциональные площадки помогают сотрудникам из разных подразделений решать задачи совместно. Мы, например, организовываем Demo day (встречи), где можно рассказать о своем продукте. Кроме того, наши сотрудники имеют возможность выступать на Лига talks в качестве спикеров и делиться навыками.
3. Воркшопы
Еще один мой инструмент для информирования коллег — воркшопы, которые обычно длятся 45 минут и имеют определенную тематику. Такие встречи, как правило, проходят онлайн, они записываются и выкладываются на учебных платформах, как инструкции.
4. Классические методы коммуникации
Переход к современным способам работы должен быть постепенным и комфортным. Поэтому, помимо актуальных сервисов коммуникации, мы используем и более классические способы общения с сотрудниками, такие как видео, короткие сообщения в ТГ, в живой ленте на портале, рассылки на почту.
5. Борьба за каждого сотрудника как за клиента
Перестроить компанию на более современный лад можно только при правильном отношении к сотрудникам. Ведь в конечном итоге главная цель автоматизации HR — не заработать как можно больше денег, а создать такую среду, в которой будет приятно работать и в которой захочется зарабатывать самому и приносить прибыль бренду. Поэтому мы в нашей компании боремся за каждого сотрудника как за клиента. Сейчас, например, у нас в работе большой проект по UX/UI корпоративного портала. Наши сотрудники — молодые люди, привыкшие к определенному уровню цифрового комфорта. Вот почему нам так важно, чтобы корпоративные веб-ресурсы были удобными, эстетичными и эффективными.
2024-01-22 17:25 Маркетинг Карьера